Efektywne zarządzanie czasem w sekretariacie

Zawód sekretarki/asystentki nadal niektórym kojarzy się jedynie z odbieraniem telefonów, parzeniem kawy i w najlepszym wypadku obsłudze podstawowych urządzeń biurowych. Już od dawna nie jest to prawdą. Dzisiejszy sekretariat to serce firmy. Osoba w nim pracująca codziennie musi się mierzyć nie tylko z dużą liczbą, ale i ogromną różnorodnością obowiązków. Do jej zadań może należeć między innymi samodzielne prowadzenie sekretariatu (w tym obsługa korespondencji i obiegu dokumentacji wewnętrznej firmy, organizowanie spotkań i konferencji itd.), zaopatrywanie firmy we wszystko potrzebne do prawidłowego funkcjonowania biura, współpraca z przełożonymi (m.in. planowanie dnia pracy, prowadzenie terminarza spotkań, organizowanie podróży służbowych, obsługa gości) i wykonywanie ich poleceń czy zajmowanie się sprawami osobowymi firmy.
Zasada Pareto
Warto w tym miejscu zaznaczyć istotność stosowania tzw. zasady Pareto. Zgodnie z nią 80% wykonywanych przez nas zadań czyni jedynie 20% skutków. Jeśli więc nie mamy możliwości wykonania wszystkich zaplanowanych zadań, powinniśmy się skupić na tych najważniejszych 20%.
Znając i stosując się do powyższych zasad i technik będziemy w stanie wykorzystać dostępny nam czas w optymalnym stopniu. Po pewnym czasie okaże się, że nie trzeba się nawet na tym skupić – efektywne działanie będzie przychodzić w sposób naturalny.