Efektywne zarządzanie czasem w sekretariacie

Zawód sekretarki/asystentki nadal niektórym kojarzy się jedynie z odbieraniem telefonów, parzeniem kawy i w najlepszym wypadku obsłudze podstawowych urządzeń biurowych. Już od dawna nie jest to prawdą. Dzisiejszy sekretariat to serce firmy. Osoba w nim pracująca codziennie musi się mierzyć nie tylko z dużą liczbą, ale i ogromną różnorodnością obowiązków. Do jej zadań może należeć między innymi samodzielne prowadzenie sekretariatu (w tym obsługa korespondencji i obiegu dokumentacji wewnętrznej firmy, organizowanie spotkań i konferencji itd.), zaopatrywanie firmy we wszystko potrzebne do prawidłowego funkcjonowania biura, współpraca z przełożonymi (m.in. planowanie dnia pracy, prowadzenie terminarza spotkań, organizowanie podróży służbowych, obsługa gości) i wykonywanie ich poleceń czy zajmowanie się sprawami osobowymi firmy.
Wizualizacje
Dobrym sposobem na wypracowanie w sobie odpowiednich nawyków oraz na wzmocnienie umiejętności planowania czasu jest regularne robienie krótkich wizualizacji czekających nas zadań.
Przez najbliższe dni proszę sobie dokładnie wyobrażać nadchodzące kilka godzin. Można to robić w myślach bądź na kartce papieru. Tego typu planowanie łatwo staje się częścią systemu działania człowieka i po pewnym czasie potrafimy większym stopniu panować nad własnym czasem nawet nieświadomie.
Po wszystkim można sprawdzić na ile nasze wizualizacje pokryły się z rzeczywistością i wprowadzić odpowiednie poprawki – zarówno do naszych faktycznych działań jak i do sposobu ich wizualizowania przed ich wykonaniem.