Ogólne zasady

• Pisz krótko i na temat

To najważniejsza zasada pisania e-maili. Szanujmy czas naszych współpracowników, partnerów biznesowych, którzy z pewnością codziennie otrzymują niezliczoną ilość takich wiadomości. Większa szansa na szybkie otrzymanie odpowiedzi istnieje w momencie, gdy wysłana przez nas wiadomość jest zwięzła. Przeczytanie zbyt długiego e-maila zajmuje mnóstwo czasu, często więc adresaci takich wiadomości odkładają tą czynność w czasie, w pierwszej kolejności skupiając się na wiadomościach krótszych. Niekiedy istnieje jednak konieczność stworzenia dłuższego komunikatu. W tej sytuacji lepszym rozwiązaniem będzie przesłanie go w formie załącznika, w treści wiadomości natomiast umieszczenie treściwej informacji, co ten załącznik zawiera.

• Ograniczaj rozmiar wysyłanych załączników

Niektóre serwery obsługujące pocztę internetową stosują pewne ograniczenia, dotyczące rozmiaru wiadomości, jaką możemy przesłać. Zazwyczaj problem stanowią zbyt duże załączniki. Aby zmniejszyć ich rozmiar, możemy je skompresować za pomocą specjalnych programów, takich jak ZIP czy RAR. Zalecane jest także unikanie ruchomych obrazków, które mają dużą objętość. W celu upewnienia się, czy nasz e-mail dotrze do odbiorcy, możemy  wcześniej przesłać go na swoją własną pocztę. Skrzynki pocztowe  zaopatrzone są jednak w takie mechanizmy, które zazwyczaj informują o błędach wysłanych wiadomości. 

• Nie pozostawiaj pola treści wiadomości pustego

Nie ma znaczenia, że przesyłasz jedynie załącznik. Napisz kilka słów od siebie. Stanowi to rodzaj wizytówki, która jest dołączana do tradycyjnych przesyłek. Wysyłanie pustej wiadomości  z samym załącznikiem jest niekulturalne.

•  Zawsze wpisuj temat wiadomości

Ułatwiasz w ten sposób zadanie odbiorcy wiadomości, który zostaje poinformowany, czego ona dotyczy, jaki ma priorytet oraz czy wymaga natychmiastowej odpowiedzi. Temat jest także pomocny przy późniejszej chęci powrotu do danej wiadomości, odnalezienia jej w gąszczu pozostałych e-maili.  

• Nie pisz kapitalikami

 Pisanie całego e-maila dużymi literami jest niegrzeczne, utrudnia czytanie, może urazić odbiorcę. Wielkie litery odbierane są bowiem  jako krzyk.

• Między akapitami stosuj odstęp jednego wiersza  - wiadomość będzie znacznie bardziej czytelna.

• Zastanów się, kto ma być widoczny jako adresat

Wysyłając maila zbiorowego, np. z zapytaniem o ofertę usług kurierskich, należy kolejne adresy firm wpisać w pole „UDW” („BCC” – w anglojęzycznej wersji programu). Nie powinniśmy informować firm, do kogo spośród ich konkurencji zwracamy się z podobną prośbą, dlatego lepiej wysyłać kopie ukryte. Poza tym wielość adresatów może zniechęcić odbiorców do przeczytania wiadomości.

• Odpisując na e-maila, ogranicz używanie funkcji „reply”

Odpowiadaj w tym samym dokumencie jedynie wtedy, gdy wiadomość zawiera konkretne pytanie bądź gdy chcesz ustosunkować się do kilku punktów. Zbyt długi ciąg wiadomości może być uciążliwy, zwłaszcza  gdy otrzymaliśmy wiadomość z załącznikami lub od dłuższego czasu wymieniamy korespondencję dotyczącą tej samej tematyki. Lepszym rozwiązaniem jest stworzenie w skrzynce odpowiedniego folderu na maile dotyczące danej sprawy.

• Ostrożnie przesyłaj wiadomość dalej

Zawsze wcześniej przeczytaj maila, gdyż wysłanie nieprzeczytanej wiadomości może przysporzyć nam sporo kłopotów. Nigdy nie wiadomo, kto i co w nim zamieścił.

• Nie każ zbyt długo czekać na odpowiedź

Na e-maila należy odpowiadać szybko, telefonicznie lub mailowo, w ciągu 24h. W przypadku dłuższej nieobecności w pracy, skorzystaj ze specjalnego narzędzia swojej poczty, jakim jest tzw. Autoresponder, który w odpowiedzi na otrzymane maile będzie rozsyłał wiadomość o naszej nieobecności w biurze. Zamieść w nim  informację, kto Cię zastępuje, do kiedy i pod jakim adresem mailowym oraz numerem telefonu można się z tą osobą skontaktować.

Przykład treści Autorespondera: 

„Szanowni Państwo,

Uprzejmie informuję, iż w dniach [data ,rok]  przebywam na służbowym wyjeździe.

W tym czasie nie będę miała możliwości korzystania z poczty elektronicznej. Kontakt przez telefon komórkowy będzie utrudniony. Na wszystkie wiadomości odpowiem po moim powrocie. W sprawach pilnych proszę kontaktować się z [osoba, adres mailowy].

Pozdrawiam”

• Ogranicz oznaczanie wiadomości jako „priorytet”

Nadużywanie tej funkcji oznaczenia spowoduje, ze z czasem nikt nie będzie czytał naszych wiadomości.

• Bądź ostrożny w stosowaniu ikonek  oraz skrótów

Elementy te z pewnością ubarwiają korespondencję prywatną, niekoniecznie jednak   służbowe  maile.

• Zachowaj profesjonalizm

Unikaj adresu skrzynki mailowej, która może Cię skompromitować. Osoba, której nazwa poczty kończy się @buziaczek.pl w oczach odbiorcy nie jest postrzegana jako kompetentna. Dobrym rozwiązaniem jest wykorzystywanie swojego imienia i nazwiska oraz nazwy firmy.